Когда сотрудники не справляются с задачами, руководитель начинает сомневаться в их компетентности. Но часто причина в неправильной постановке задачи — руководитель плохо объяснил, назначил задачу не тому сотруднику или не предоставил ресурсы для её выполнения.
Её значимость возрастает на удаленной работе, когда у руководителя нет физического контроля над сотрудниками. Он не видит, чем занимаются работники в конкретный момент времени и может оценить только результаты.
мы разберем на что обращать внимание при постановке задачи, как контролировать и, самое главное, ответим на вопрос:
«Как развивать свою команду с помощью управления задачами?»
В менеджменте существуют различные вариации циклов управления задачами.
Мы разберем одну из наиболее простых и применимых в работе.
Довольно часто руководители и сотрудники подразумевают под планированием конечный результат.
Но план — это последовательность задач, конкретные шаги, которые нужно предпринять. Если у руководителя нет конкретного плана, то непонятно что будет делать команда, чтобы выполнить задачу.
Важно помнить, что прежде чем ставить задачи сотрудникам, руководитель должен сформировать цели по технике SMARTER.
Перед тем, как сотрудник приступит к работе, у него должен быть перечень задач, план на неделю, месяц. Тогда работа сотрудника будет эффективной.
Самое важное для постановки задач – четкая передача информации без потери качества. Для этого существует технология SMARTER.
Узнать о технике подробнее...
Если есть сомнения в том, что сотрудник верно понял задачу, добавь к ней проверочный вопрос:
• С чего начнешь?
• Что будешь делать?
• Расскажи, как будешь выполнять?
• Сможешь повторить задачу своими словами?
Для того, чтобы все задачи выполнялись, нужно их контролировать. Как сделать так, чтобы на контроль при этом не уходило все свободное время? В этом поможет понимание видов контроля.
Выделяют 4 вида контроля: Итоговый, Предварительный, Периодический, Выборочный.
Узнать о видах контроля подробнее...
Важно помнить, что переставать контролировать задачу можно только в том случае, если ты готов к тому, что она перестанет выполняться.
Задача выполнена как нужно? Это отлично! Не забывай дать обратную связь команде, похвалить за проделанную работу.
Если задача выполнена плохо или не выполнена вообще:
• Выясни причину;
• Не обвиняй;
• Оценивай не сотрудника, а результат его работы;
• Следи за тем, чтобы интонации голоса были ровными, без раздражения и угрозы;
• Спланируй с сотрудником действия по устранению ошибки, поставь сроки
Ты правильно поставил задачу, но это ещё не гарант того, что она будет выполнена.
При делегировании мы должны оценить исполнителя по критериям эффективности
Первое, в чем может возникнуть проблема – уровень компетентности сотрудника. Под компетентностью мы подразумеваем наличие знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения поставленной задачи. Нужно понимать, что:
• Во-первых, уровень компетентности одного и того же сотрудника в разных задачах может быть разный. Например, владение Excel – высокий уровень, деловая переписка – низкий.
• Во-вторых, более компетентный сотрудник, вероятнее всего, лучше справится с задачей, в сравнении с менее компетентным. Однако, компетентность в требуемом вопросе не гарантирует идеального выполнения задачи.
Под мотивацией можно понимать как желание выполнять конкретную работу, так и получение позитивных эмоций в процессе, стремление к определенным задачам и заинтересованность в них. Как по отдельности, так и все вместе перечисленные пункты могут характеризовать уровень мотивации к выполнению той или иной задачи. Здесь, как и с компетентностью, мотивация одного и того же сотрудника к выполнению разных задач может быть разной.
Хорошо вооруженная армия является более эффективной, не так ли? Так и с сотрудниками. Для выполнения задач, сотрудник должен быть оснащен всем необходимым. И лучше, если оборудование будет качественным.
Если человек понимает зачем он выполняет задачу, он будет выполнять её лучше. Когда сотрудник понимает смысл своих действий, это будет дополнительно вовлекать его, стимулировать к более качественному исполнению. Вот три примера работы со смыслами:
• Красим забор, потому что я так сказал!
• Красим забор, потому что скоро приедет проверка.
• Красим забор, чтобы было красиво и к нам приходило больше гостей.
Одна и та же задача, но разный результат. Понимание цели – важный элемент в эффективности выполняемых задач. Если смысл человеку не понятен, он будет менее эффективен.
Для выполнения задач и для достижения высоких результатов зачастую необходима поддержка команды, участие, или в отдельных случаях, отсутствие помех с её стороны. С этой точки зрения, отношения с коллегами так же значительно влияют на результативность сотрудников. Представь, что тебе нужно уточнить информацию, но не к кому обратиться потому, что ты никого не знаешь. Или обращаться не хочется потому, что отношения и климат в коллективе «не очень». Под отношениями с коллегами можно понимать отношения в нескольких направлениях:
• Отношения сотрудника с коллегами из своего отдела, которые находятся на том же уровне;
• Отношения сотрудника со своими подчиненными;
• Отношения сотрудника со своим руководителем;
• Отношения сотрудника с коллегами из смежных подразделений.
Сотрудник, у которого по всем направлениям коммуникации «полный порядок», будет более эффективен в сравнении с сотрудником, у которого в этом вопросе есть сложности.
Мы не можем обойти стороной тот факт, что самочувствие сотрудника во время выполнения задачи так же влияет на то, насколько качественно будет выполнена задача и будет ли она выполнена вообще. Получается, что замотивированный, оснащенный, но не выспавшийся, или простуженный сотрудник будет менее эффективен, чем человек, находящийся в тех же условиях и при этом пребывающий в прекрасном самочувствии. Говоря о самочувствии, имеется ввиду не только состояние здоровья, но и психоэмоциональное состояние (гнев, усталость, утомление и так далее).
А теперь посчитай «Индекс эффективности сотрудника».
Для этого оцени каждый ответ на вопрос по шкале от 1 до 10.
Чем выше балл по каждому из 6-ти критериев, тем эффективнее сотрудник
в выполнении конкретной задачи.
При получении задачи, проанализируй её и поручи тому сотруднику, который справится с ней наилучшим образом, то есть, сотруднику с наивысшим индексом эффективности.
Плюсы: Задача будет выполнена качественно и быстро.
Минусы: Не способствует развитию сотрудников в команде, поскольку каждый занимается только тем, что у него хорошо получается.
При получении задачи, поручи её любому сотруднику, заблаговременно подготовив его к ней, выправив индекс эффективности (проработав с сотрудникам по тем критериям, где показатели эффективности низкие).
Плюсы: Развитие сильной и многофункциональной команды.
Минусы: Более медленное выполнение задачи, больше точек контроля.
В зависимости от ситуации и загрузки, ты можешь выбрать любой подход.
Однако, где это возможно, придерживайся второго варианта, поскольку тогда команда будет сильнее и лучше подготовлена к сложным ситуациям.
Проблемы проектов часто не зависят от технических факторов. Все дело в людях и их отношениях. В книге авторы рассказывают, как решать социальные проблемы в команде.
«Найдите правильных людей. Потом, что бы вы ни делали, какие бы ошибки ни допускали, люди вытащат вас из любой передряги. В этом и заключается работа руководителя».
Это роман об управлении проектами: герои разбирают кейсы и учатся на своих и чужих ошибках.
«Оказывается, люди мотивированы всегда. Поэтому вопрос не в том, мотивированы они или нет, а в том, почему они мотивированы».
Автор рассказывает, почему деньги мотивируют не всех, и как научиться понимать сотрудников.
Правильное управление задачами помогает не только успешно выполнять поставленные цели, но и развивать своих сотрудников.
Если работа внутри команды хорошо организована, то и любой бизнес процесс будет функционировать как часы.
Знаешь классные лайфхаки как управлять задачами?
Этот материал помог тебе и твоим сотрудникам выполнять задачи на 100%? Поделись успехами с нами.
Также мы будем благодарны, если ты расскажешь о своих впечатлениях от курса.